Добавил:
Upload
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:
Скачиваний:
24
Добавлен:
16.04.2015
Размер:
43.52 Кб
Скачать
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный
директор
ОАО
«Лужский ККЗ»
_______________В.В.
Таткало
«____»___________2003
г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАМЕСТИТЕЛЯ НАЧАЛЬНИКА
ОТДЕЛА СБЫТА
СОГЛАСОВАНО
Коммерческий ______________С.Ю.Дьяков |
РАЗРАБОТАНО
Начальник отдела _______________ Л.Ю.Лучко |
г. Луга
1.
Общие положения.
-
Заместитель
начальника отдела сбыта является
работником отдела сбыта, непосредственно
подчиняется начальнику отдела сбыта,
выполняет его распоряжения. -
Назначение на
должность, перемещение и освобождение
от должности заместителя начальника
отдела сбыта производится приказом
Генерального директора ОАО «Лужский
ККЗ» по представлению начальника
отдела сбыта. -
Основными
направлениями деятельности заместитель
начальника отдела сбыта являются:
-
руководство
деятельностью менеджеров отдела сбыта; -
маркетинговая
работа в отделе.
-
Заместитель
начальника отдела сбыта должен иметь
высшее образование и специальную
подготовку по установленной программе
без требований к стажу работы. -
Заместитель
начальника отдела сбыта должен знать:
нормативные акты, положения, инструкции,
другие руководящие материалы и
документы, касающиеся ведения бизнеса,
основы рыночной экономики, методы
установления деловых контактов;
маркетинговой работы;
порядок
оформления документов, связанных с
куплей-продажей товаров и заключением
договоров; правила и нормы охраны
труда. -
Заместитель
начальника отдела сбыта в своей работе
руководствуется правилами внутреннего
трудового распорядка, положением о
торговом отделе, приказами и
распоряжениями начальника отдела,
коммерческого и Генерального директора. -
Заместителю
запрещается:
-
вести
себя некорректно по отношению к
клиенту и сотрудниками отдела; -
отстаивать
интересы клиента в ущерб интересам
завода; -
распространять
любую информацию о заводе, которая
составляет профессиональную и
коммерческую тайну, а также ложную
информацию о предприятии.
2.
Обязанности.
2.1.
Заместитель начальника отдела сбыта
обязан:
2.1.1.
Руководить работой менеджеров отдела;
-
Руководить
маркетинговой работой отдела; -
Руководить
взаимодействием с другими отделами; -
Знать
технику продаж; -
Знать
остатки комбикормов на начало и конец
дня; -
Знать
план отгрузки на текущие сутки; -
Знать
потребительские свойства товаров
и в полном объеме доводить их до
клиентов; -
Добиваться
наиболее выгодного представления
продукции своего предприятия; -
Постоянно
повышать свой профессиональный
уровень; -
Эффективно
и правильно использовать имеющиеся
рекламные материалы. -
Ежедневно:
2.2.1.
Утром:
-
собирает
сведения по отгрузке за прошедшие
сутки; -
проверяет
общую дебиторскую задолженность; -
планирует
отгрузку на текущий день; -
уточняет
остатки комбикормов; -
проверяет
план производства на текущий день.
-
В
течение дня:
-
руководит
отделом по направлению маркетинга; -
руководит
отделом при взаимодействии с другими
отделами; -
направляет
деятельность экономиста по претензионной
работе и менеджеров.
-
Вечером:
-
получает
план отгрузки на следующие сутки от
старшего менеджера; -
получает
отчет по отгрузке за прошедшие сутки.
-
Постоянно:
-
повышать
свой профессиональный уровень; -
эффективно
и правильно использовать имеющиеся
рекламные материалы; -
поддерживать
в работе с клиентом должный уровень
активности; -
четко
обозначать преимущества, которые
несет сотрудничество с заводом; -
проводить
поиск клиентов в соответствии с
указаниями непосредственного
руководства и предоставлять полученную
информацию сотрудникам отдела; -
постоянно
проводить маркетинговые исследования
по направлениям, связанным с изучение
рынка комбикорма, его использования
клиентами.
-
Иметь
максимально полную информацию о
клиенте. Своевременно получать
информацию от старшего менеджера и
экономиста по претензионной работе
о наметившихся тенденциях к снижению
торговой и финансовой устойчивости
клиента. -
Устанавливать
личный контакт с руководством
предприятий потребителей продукции. -
Поддерживать
в клиенте постоянный интерес к товару
завода и к расширению его ассортимента.
Использовать в своей работе все
открытые результаты статистических
и маркетинговых исследований рынка,
проводимых как на заводе, так и
вне его. -
Максимально
способствовать проведению маркетинговых
исследований и немедленно информировать
начальника отдела о появлении и
деятельности на рынке фирм-конкурентов
или конкурирующих товаров. -
В
период отсутствия начальника отдела
сбыта исполняет его обязанности.
3.
Права.
-
Вносить предложения
по совершенствованию форм и методов
работы договорной группы и торгового
отдела в целом.
4.
Ответственность.
-
Заместитель начальника
отдела сбыта несет дисциплинарную
ответственность в соответствии с КЗоТ
РФ за невыполнение или ненадлежащее
выполнение возложенных на него
данной должностной инструкцией
обязанностей.
Соседние файлы в папке Отдел сбыта
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СБЫТА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела сбыта _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Начальник отдела сбыта относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела сбыта должно иметь высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее _____ лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела сбыта и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора предприятия по представлению
________________________________________________________________________.
(заместителя директора по коммерческим вопросам или иного должностного лица)
1.5.Подчиняется начальника отдела сбыта непосредственно __________________________________________.
1.6. Если начальник сбыта отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности начальник отдела сбыта руководствуется:
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;
— правилами трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
— законодательными и нормативными документами по организации сбыта и поставки готовой продукции.
1.8. Начальник отдела сбыта должен знать:
— методы и порядок разработки нормативных запасов готовой продукции;
— порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах;
— методы, порядок разработки прогнозов, перспективных, текущих планов производства и реализации продукции;
— перспективы развития предприятия и рынков сбыта;
— методы изучения спроса на продукцию предприятия;
— оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием;
— порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции;
— стандарты хранения и транспортировки продукции;
— стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию;
— основы технологии, организации производства, труда и управления; организацию учета сбыточных операций и составление отчетности о реализации;
— трудовое законодательство;
— организацию складского хозяйства;
— правила и нормы охраны труда;
— правила оформления сбытовой документации.
II. Функции
На начальника отдела сбыта возлагаются следующие функции:
2.1. Участие в организации мероприятий по рекламе продукции предприятия.
2.2. Организация работы по повышению квалификации сотрудников отдела.
2.3. Руководство отделом сбыта.
2.4. Учет выполненных работ, составление предусмотренной отчетности.
2.5. Обеспечение безопасных условий труда для подчиненных.
2.6.Контроль за соблюдением подчиненными работниками требований законодательных и нормативных актов по охране труда.
2.7. Организация подготовки и заключение договоров на поставку продукции, выпускаемой предприятием.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела сбыта исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Руководство работниками отдела.
3.2. Руководство работой по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и договорами.
3.3. Осуществление рациональной организации сбыта продукции, ее поставку в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
3.4. Организация оптовой торговли выпускаемой продукции.
3.5. Принятие мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.
3.6. Координация деятельности складов готовой продукции.
3.7. Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции.
3.8. Обеспечение учета выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции.
3.9. Своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам) о выполнении плана реализации.
3.10. Обеспечение участия отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия.
3.11. Организация приемки продукции от подразделений на склады, хранения и подготовки к отправке, определения потребности в транспортных, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.
3.12.Осуществление разработки, внедрения стандартов предприятия по организации хранения, сбыта, транспортировке продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков продукции и ускорению сбытовых операций.
3.13. Организация подготовки и заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.
3.14. Принятие мер по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.
3.15. Обеспечение контроля выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояния запасов готовой продукции на складах.
3.16. Участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке отзывов на предъявленные иски, а также претензий поставщикам при нарушении ими условий договоров.
IV. Права
Начальник отдела сбыта имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с представлениями о назначении, перемещении, увольнении работников отдела, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела и вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и отдела сбыта.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
V. Ответственность
Начальник отдела сбыта несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Менеджеры по продажам будут работать активнее и заключать больше сделок, если ими умело управлять. Отдайте эту функцию руководителю отдела продаж (РОПу). Этот специалист обладает лидерскими качествами, стратегическим мышлением, навыками наставника и умеет дирижировать командой так, чтобы всё работало.
РОП поддерживает и развивает клиентскую базу компании, разрабатывает стратегию продаж, составляет индивидуальные и общие планы продаж, контролирует их выполнение и подсчитывает KPI каждого менеджера.
Рассказываем, что ещё должен знать и уметь руководитель отдела продаж, чтобы приносить компании прибыль.
Роль руководителя отдела продаж
РОП выстраивает стратегию продаж в целом и разрабатывает систему KPI для менеджеров.
Если руководитель отдела продаж — выдающийся продавец, это плюс, но не более. Для получения высоких результатов важнее, чтобы РОП умел отслеживать результаты работы подчинённых, анализировать KPI в динамике, определять точки роста, развивать продуктовую линейку.
Руководитель отдела продаж клиентов не ведёт. Разумеется, выстраивание отношений со стратегически важными клиентами, где у менеджера может не хватить навыков и авторитета, не в счёт. Подчинённые могут подключать начальника к такого рода сделкам, а также просить помощи в решении конфликтных ситуаций и для возвращения клиентов.
Одной из функций руководителя отдела продаж может быть администрирование CRM. В больших компаниях этим часто занимается штатный сисадмин, но малому и среднему бизнесу правильнее и проще делегировать эту задачу начальнику отдела продаж. У опытного РОПа хватит базовых компетенций для управления программой.
При необходимости восстановить работоспособность системы можно обратиться в техническую поддержку. А можно сразу выбрать CRM, которую легко настроить и поддерживать без привлечения технических специалистов — например, Битрикс24. Задать вопрос в техподдержку на коммерческих тарифах можно в чате.
Обязанности руководителя отдела продаж могут различаться в зависимости от специфики и размера бизнеса. В списке ниже — самые основные:
- организация найма и обучения менеджеров по продажам;
- онбординг новых сотрудников, контроль результатов работы действующих менеджеров, повышение их продуктивности;
- проведение собраний отдела продаж и планёрок (очно и по видеосвязи);
- разработка системы KPI и контроль достижения показателей;
- разработка скриптов продаж и допродаж;
- разработка корпоративных тренингов вместе с HR-отделом;
- сегментация клиентской базы по доходности и лояльности;
- распределение клиентов между менеджерами;
- помощь в решении нестандартных и крупных кейсов, ведение переговоров со стратегически важными клиентами, урегулирование конфликтных ситуаций;
- разработка УТП (уникального торгового предложения) совместно с отделом маркетинга;
- фактчекинг;
- сбор, анализ и обобщение финансовых и других показателей для прогнозирования продаж на последующие периоды;
- взаимодействие с остальными подразделениями — маркетинговой службой, юристами, производством, HR-отделом и прочими.
Если обобщить, основная функция РОПа — организовать работу отдела продаж так, чтобы финансовые показатели стабильно и динамично росли.
Зачем руководителю отдела продаж CRM
Основные задачи РОПа при работе с CRM-системой:
- настройка, взаимодействие с технической поддержкой сервиса, подключение новых сотрудников, обучение работе в программе;
- постановка задач в таск-менеджере, назначение ответственных, контроль выполнения;
- анализ карточек клиентов и историй взаимодействия с ними, прослушивание записей телефонных разговоров;
- просмотр отчётов о работе менеджеров для принятия решений о премировании и депремировании подчинённых, а также организации обучения;
- создание шаблонов деловых писем, коммерческих предложений и счетов;
- квалификация и распределение лидов;
- отслеживание конверсии лидов в продажи;
- оценка рисков и рентабельности проектов.
Выбирать следует CRM, в которой есть бизнес-инструменты под все задачи РОПа: командные чаты, календарь, облачное хранилище, задачи и проекты, сквозная аналитика, складской учёт, почта, видеозвонки и телефония. Хорошо, если систему можно интегрировать со всеми программами и сервисами, которые использует компания, — от 1C до рекламных кабинетов.
Внедрение CRM поможет выстроить работу отдела на всех этапах воронки — от поступления лида в разработку менеджеру до первой продажи. Планирование продаж в программе позволит свести на нет влияние человеческого фактора. Система автоматически выполнит рассылку, выставит счета и напомнит менеджерам о запланированных звонках и встречах. В CRM РОП сможет разработать регламенты, внедрить регулярную отчётность, сформировать очерёдность обработки входящих заявок.
Контактные данные клиентов, реквизиты и вся история взаимодействий храняится в системе. Это упрощает адаптацию новых менеджеров и передачу дел при уходе специалиста в отпуск или увольнении.
В системе можно контролировать работу менеджеров с клиентами на всех этапах, вовремя обнаруживать незаключенные сделки и разбирать причины, по которым лид не перешёл на следующий этап воронки.
CRM автоматически формирует отчёты — РОП в режиме реального времени может посмотреть количество звонков, встреч, отправленных коммерческих предложений и завершённых сделок по каждому менеджеру.
Все инструменты взаимосвязаны — работа ведётся в едином пространстве. Менеджер может приступать к своим обязанностям сразу после авторизации в системе, в любом браузере.
Попробуйте CRM Битрикс24
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем бизнесе.
Создать бесплатно
Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Пул задач РОПа зависит от потребностей конкретного работодателя. Кто-то может пригласить его с целью собрать команду сильных менеджеров, в другом месте будет необходимо разработать скрипты продаж и создать апселл-оффер, в третьем — выбрать и внедрить CRM.
Условно все должностные обязанности руководителя продаж можно разделить на стратегические, оперативные, процессные и кадровые — ниже коротко остановимся на каждой группе.
Стратегические обязанности
Первое, что делает РОП в любой компании — управляет продажами. Всё, что касается разработки тактики продаж, относится к стратегическим обязанностям. Позиционирование компании, SWOT-анализ, сегментирование клиентской базы, разработка нового или изменение текущего УТП — со всем этим работает именно РОП, а не рядовой менеджер.
Что делает руководитель отдела продаж:
- Разрабатывает основной стратегический документ — план продаж. С нуля — для стартапов, на основе имеющихся показателей — для компаний, которые уже заняли место на рынке. План продаж включает финансовые цели бизнеса, прогнозируемые объемы сделок и главное — действия и инструменты, которые необходимы для их достижения. Если РОП не принимает участия в разработке плана продаж, есть риск не достичь планируемых прогнозируемых показателей.
- Стимулирует улучшение потребительских свойств продукта. «Ближе» всего к клиентам находятся не технологи и тестировщики, а РОПы. Они знают все преимущества и недостатки товаров не потому что лучше в них разбираются, а потому что получают и анализируют обратную связь от клиентов.
Хороший руководитель отдела продаж знает наверняка, насколько покупателей устраивают технические возможности, упаковка, цвет, вкус, запах и остальные потребительские характеристики продукта. Если их важно улучшить, именно руководитель отдела продаж инициирует доработку продукта. - Разрабатывает стратегию продаж с опорой на статистические данные и портрет клиента. Какие потребности у покупателей? Как правильно и ненавязчиво закрывать возражения, чтобы доводить большую часть лидов до продажи? Каким образом удерживать клиентов и делать допродажи? Какие сегменты ЦА находятся в приоритете по доходности и лояльности? Подготовить развёрнутые ответы на все эти вопросы — обязанность руководителя продаж совместно с отделом маркетинга.
Оперативные обязанности
Всё, что связано с управлением отделом продаж, относится к оперативным обязанностям. Ежедневный мониторинг активности, оценка эффективности работы каждого менеджера, установление точек достижения плановых показателей, сбор и анализ отчётов по продажам — всем этим занимается РОП.
У руководителя необязательно должны быть личные продажи. Однако он точно обязан следить, как его отдел выполняет план продаж, помогать менеджерам закрывать сложные сделки, если они не справляются самостоятельно, контролировать качество работы с ключевыми клиентами.
К другим оперативным обязанностям относятся контроль документооборота, проведение переговоров на уровне первых лиц, подготовка презентаций, расширение и сегментация клиентской базы, отслеживание дебиторской задолженности и платежей по крупным кейсам.
Процессные обязанности
Все бизнес-процессы, которые протекают в компании, так или иначе затрагивают продажи. Условно текущие бизнес-процессы делятся на основные, сервисные и управленческие.
Основные — те, которые приносят компании доход. Они учитываются с первого контакта с клиентом вплоть до закрытия сделки и получения оплаты, поэтому от и до находятся под контролем руководителя отдела продаж компании.
Сервисные — не приносят доход, а наоборот, «съедают» его. Это так называемые прямые расходы — например оплата труда сотрудников, затраты на покупку сырья и логистику. Все эти расходы формируют себестоимость продукта, поэтому РОП обязан быть в курсе каждой такой статьи и взаимодействовать с отделами поставок, логистики, производственным участком.
Управленческие — разработка целей, стратегий и планов. Всё, что касается развития бизнеса, касается и руководителя отдела продаж — он должен знать, что планирует собственник компании в ближайшей и отдалённой перспективах.
Кадровые обязанности
Кадры решают всё! И одна из главных обязанностей РОПа — наём новых менеджеров. Он проводит онбординг, следит за тем, насколько эффективно работают подчинённые, организует корпоративные тренинги, проводит тестирования на знание продукта и техник продаж.
Даже если в компании есть HR-специалист, который знает, как выбрать хорошего менеджера по продажам и ввести его в курс дела, онбординг остаётся в зоне ответственности руководителя. В любом случае выполнение плана продаж будут требовать от него, а не от эйчара.
Мотивация сотрудников — другая важная обязанность РОПа. Работа в сфере продаж часто приводит к выгоранию. Плохо, когда руководители относятся к этому как к данности, которую не изменить: очередной сейлз приходит, активно работает, выгорает и уходит — и так по кругу.
Хорошо, если руководитель отдела продаж умеет разрабатывать и внедрять схемы материальной и нематериальной мотивации. К первым относятся квартальные и годовые премии, подарки от компании за хорошую работу, бонусы за выполнение и перевыполнение плана продаж. Ко вторым — корпоративные мероприятия, создание комфортного психологического климата в отделе, повышение квалификации, предоставление возможностей для карьерного и финансового роста.
Должностная инструкция руководителя отдела продаж
Должностная инструкция — практическое руководство к действию для руководителя отдела продаж. Она нужна, чтобы РОП чётко понимал, чего от него ждут, какую ответственность он на себя берет, какими знаниями должен обладать.
Какой должна быть должностная инструкция руководителя отдела продаж — отдельный вопрос, который мы тоже рассмотрим.
Должностные обязанности
Подбор менеджеров по продажам вместе с эйчаром, переговоры по сложным кейсам, участие в тендерах, разработка скриптов продаж и алгоритмов обработки возражений, обобщение финансовых показателей для составления прогнозов, стимулирование покупательского спроса — только часть функций руководителя отдела продаж, которые можно и нужно включить в должностную инструкцию.
Права и ответственность
Права РОПа как наёмного сотрудника и ответственность прописаны в государственных законодательных актах о труде. Однако к ним можно добавить ещё несколько — например, право принимать решения об организации работы своего отдела без согласования с директором и право быть в курсе решений, которые принимают руководители других отделов, если они затрагивают процесс продаж.
Важный раздел должностной инструкции — ответственность. Она зависит от обязанностей, которые принимает руководитель отдела продаж при трудоустройстве, и чаще всего носит материальный характер. Например, в инструкции можно прописать, что РОП несёт ответственность за соблюдение действующих в компании инструкций и за неразглашение коммерческой информации.
Необходимые знания
Основы маркетинга, особенности региональных рынков сбыта, принципы убеждения — тот минимум, который должен знать каждый руководитель отдела продаж. Набор навыков ропа зависит от специфики деятельности компании, размера штата, объема взаимодействий РОПа с другими структурными подразделениями и других параметров.
Какими качествами и навыками должен обладать руководитель отдела продаж
Чтобы менеджеры по продажам достигали максимальных личных результатов, их руководитель должен обладать рядом софт скиллов — целеустремлённостью, коммуникабельностью, желанием расти и развиваться, выраженными лидерскими качествами, умением работать на результат и аналитическим мышлением. В этом случае он сможет развить аналогичные гибкие навыки у своих подчинённых.
Вот основные хард скиллы (профессиональные навыки), которыми должен обладать руководитель отдела продаж:
- Умение управлять мотивацией сотрудников. Чтобы избежать текучки в отделе, предотвратить профессиональное выгорание менеджеров и ежемесячно выполнять планы продаж, руководитель должен растить и правильно мотивировать сейлзов. Например, доносить до менеджеров значимость личного вклада каждого из них в общий результат, поощрять отличившихся сотрудников, внедрять схемы нематериальной мотивации.
- Правильно определять боли клиентов. Руководителю не нужно лично закрывать сделки, но он должен чётко представлять — кому, что и на каких условиях можно продавать. Если этого не понимает РОП, то каких результатов можно ожидать от менеджеров, которые находятся в его подчинении?
- Принимать решения на основе статистических данных и результатов анализа. Например, если РОП будет выстраивать систему KPI на глазок, без предварительного аудита продаж, часть показателей будет бессмысленной, часть — недостижимой.
Задачи руководителя отдела продаж
Откройте любой популярный сервис для поиска работы и увидите, что от РОПа ждут в первую очередь организации успешной работы всего отдела и выполнения плана продаж.
В большинстве объявлений работодатели обозначают следующие задачи руководителя отдела продаж:
- управление менеджерами, контроль их результатов работы;
- разработка плана по продажам;
- составление шаблонов коммерческих предложений;
- ведение переговоров и презентаций по крупным кейсам;
- анализ эффективности отдела с применением CRM;
- контроль объёма продаж;
- мотивация и поддержание командного духа.
Мотивация руководителя отдела продаж
Мотивация любого РОПа имеет 80% материальной составляющей и 20% — нематериальной. К первой относится сдельная форма оплаты труда, которая включает твёрдый оклад, процент от общего объёма продаж и премии. РОП получает бонусы за разработку эффективной системы KPI, успешное внедрение CRM, стабильно высокие результаты по выполнению плана продаж. Нематериальная составляющая — гибкий график работы, оснащение рабочего места технологичным оборудованием, возможность профессионального развития.
Чтобы схема мотивации работала, до РОПа важно чётко донести, каких именно результатов от него ждут и какие бонусы он получит за достижение KPI.
KPI руководителя отдела продаж
Высокая конверсия продаж, рост количества постоянных, новых и возвращённых клиентов, растущий объём успешно закрытых сделок, увеличение среднего чека — основные KPI руководителя отдела продаж. Прочие коэффициенты эффективности зависят от тех стратегических обязанностей, которые принял РОП при трудоустройстве.
Вопрос об открытии вакансии заместителя руководителя отдела продаж (ОП) актуализируется с ростом масштабов предприятия. Потребность в таком работнике возникает при расширении подразделения, увеличении количества менеджеров по продажам. Для дальнейшего эффективного исполнения обязанностей руководитель передает часть должностных полномочий другому представителю руководящего состава подразделения. Планируете расширение или реструктуризацию отдела сбыта? Расскажем, какие обязанности включает в себя должностная инструкция заместителя руководителя отдела продаж.
Заместитель руководителя отдела продаж: информация о должности
Заместитель начальника отдела продаж – это управленческая должность. Лицо, являющееся правой рукой руководителя подразделения, не должно уступать ему по компетенциям, знаниям, навыкам, умениям. В зависимости от масштабов организации у начальника ОП может быть один либо несколько заместителей по отдельным вопросам. Это целесообразно, так как отдел продаж – одно из ключевых подразделений любой организации. Продуктивность его сотрудников влияет на рост клиентской базы, востребованность услуг, прибыль компании. В зависимости от функционала и направлений деятельности отдела продаж могут наниматься заместители руководителя по общим вопросам, маркетингу, работе с клиентами, прямым, розничным, оптовым продажам.
Заместитель руководителя ОП находится в прямом подчинении у начальника подразделения и директора предприятия. В его полномочия входит и управление сотрудниками отдела сбыта. Он координирует работу отдельных бюро либо управляет деятельностью всего подразделения. Интересная, ответственная и перспективная должность подходит активным, амбициозным, стрессоустойчивым и коммуникабельным личностям. При наличии личного заместителя руководитель отдела освобождается от части рутинной работы, посвящая себя проектной деятельности. Ответственность за результаты выполнения текущих обязанностей возлагается на заместителя. Последний взаимодействует с сотрудниками подразделения, решает вопросы с клиентами.
Человек на таком поприще включается в кадровый резерв на должность начальника ОП компании. Он же может быть кандидатом на вакантную должность руководителя службы маркетинга. Целесообразны материальные вложения в обучение такого сотрудника. Развив в нём высокий уровень лояльности к предприятию, управленец взрастит талантливого лидера, обладающего навыками продаж, коммуникаций с клиентами и управления персоналом.
Заместитель руководителя отдела продаж: должностные обязанности
Рабочий график сотрудника на такой должности насыщен выполнением разноплановых обязанностей. Должностная инструкция заместителя руководителя отдела продаж подразумевает ответственность работника за выполнение следующих задач:
- участие в определении общей концепции и целей развития компании;
- составление планов продаж на различные периоды (неделя, месяц, квартал, год);
- контроль сбыта производимой продукции;
- прогнозирование уровней продаж в соответствии с тенденциями на рынке на разные временные периоды;
- анализ выполнения планов продаж;
- руководство и координирование деятельности сотрудников отдела продаж;
- контроль за выполнением подчиненными индивидуальных планов по сбыту;
- участие в переговорах с партнерами, клиентами;
- разработка мероприятий по увеличению продаж;
- участие в продвижении производимой продукции;
- разработка мер эффективного взаимодействия с покупателями;
- участие в разработке и внедрении регламентов и стандартов функционирования ОП;
- выполнение поручений руководителя отдела продаж, директора компании;
- участие в проектной работе подразделения;
- участие в разработке рекламной стратегии предприятия;
- подготовка и реализация обучающих мероприятий для персонала ОП;
- контроль соблюдения скидочной и ценовой политики компании;
- расширение клиентской базы, обеспечение высокого уровня продаж;
- участие в распределении денежных ресурсов подразделения;
- анализ деятельности партнеров, конкурентов компании;
- подготовка документации, аналитических справок для начальника отдела продаж, руководителя предприятия, других подразделений.
В круг должностных обязанностей заместителя руководителя ОП входит и административная работа. В период отсутствия непосредственного начальника на рабочем месте такой работник представляет подразделение на совещаниях, своевременно предоставляя отчеты о работе отдела.
Отбор заместителя руководителя отдела продаж: необходимые личностные качества
Рутинная деятельность сотрудника на такой должности сочетает выполнение административной и исполнительской работы. Нерешительным интровертам здесь не место. Успешна на таком поприще будет личность, обладающая следующими качествами:
- коммуникабельность. Общение с другими людьми занимает большую часть рабочего дня заместителя руководителя отдела продаж. Он участвует в переговорах с начальниками других подразделений, партнерами, потенциальными и уже имеющимися клиентами. На такого сотрудника возлагается ответственность и по ведению коммуникаций с персоналом ОП. Именно он будет решать конфликты, сообщать работникам решения вышестоящего руководящего состава. Застенчивая личность будет неэффективна в реализации таких обязанностей;
- стрессоустойчивость. Деятельность любого отдела продаж подразумевает высокий уровень стресса. Он увеличивается прямо пропорционально росту масштабов организации. Спрос за недочеты работы сотрудников, невыполнение плана продаж, работа с претензиями недовольных клиентов ложатся на плечи заместителя. Информирование о любых решениях вышестоящего руководства, включая депремирования, сокращения и увольнения, – не самые приятные обязанности. При их исполнении заместитель должен сохранять холодный разум и беспристрастность;
- готовность идти на риск. Работа отдела продаж непредсказуема. При выполнении планов сбыта, запуске новой продукции на рынок представители руководящего состава генерируют и предпринимают нестандартные решения. Они же несут ответственность за их эффективность и целесообразность. На кону – профессионализм, репутация, материальный и временной ресурсы предприятия, а также отношения с потребителями;
- эрудиция. Разработка сценариев взаимодействия с потребителями, проектная работа, решение нестандартных ситуаций требуют от уполномоченного лица высокого интеллекта и находчивости. Эрудит с легкостью будет выходить из самых сложных ситуаций, прикрывая спину непосредственному руководителю и топ-менеджеру;
- умение работать в условиях многозадачности. В рутинной деятельности заместителя начальника ОП нет места прокрастинации и решению одной задачи. Одновременно слушая претензии недовольных клиентов, координируя деятельность подразделений и готовя аналитические справки для вышестоящего руководства, такой сотрудник должен обладать способностью к переключению внимания. Сможете ли вы вовлечься в одновременное выполнение нескольких дел, не переключаясь на отвлекающие факторы? При утвердительном ответе и соответствующих компетенциях должность заместителя отдела руководителя продаж вам подходит;
- лидерские задатки. Успешна на руководящем посту личность, которая не боится вести за собой других и отвечать за результаты работы команды. Да, ответственность заместителя разделяется с непосредственным руководителем. Но не обольщайтесь. Имея заместителя, первыми делегируемыми функциями начальника отдела будут координация и контроль деятельности персонала подразделения;
- исполнительность. Занимая руководящую должность в организации, заместитель любого подразделения всегда остается исполнителем для непосредственного руководителя, топ-менеджера. Вопросы о целесообразности исполнения приказов, выдача личной оценки разных ситуаций без предварительного согласия, саботаж выполнения порученных задач недопустимы и указывают на несоответствие личности заместителя занимаемой должности;
- эмпатия. Любой успешный сотрудник ОП – хороший психолог и эмпат. Тем более важно наличие таких особенностей для представителей руководящего состава подразделения. С их помощью вопросы клиентов, управление подразделением, взаимодействие с партнерами и конкурентами станет проще и продуктивнее;
- аналитический склад ума. Ежедневная деятельность заместителя начальника отдела продаж подразумевает анализ рынка, трендов, деятельности конкурентов, составление планов продаж на будущие периоды. Не имея способностей к анализу, синтезу и планированию, генерируемая им информация внесет хаос в работу отдела и повлечет за собой потерю прибыли;
- креативность. Заместитель начальника ОП участвует в разработке скриптов переговоров с клиентами и отработки возражений, проектной работе. Без изобретательности, креативности и элементарной фантазии специалист не сможет эффективно выполнять такие функции.
В числе других требований к сотруднику на такой должности – умение решать конфликты, стремление к новым знаниям.
Требования к квалификации заместителя руководителя отдела продаж
Эффективен на должности заместителя начальника отдела продаж будет работник с высокой квалификацией и длительным опытом работы в такой сфере. Составляя резюме для соискателей, указывайте следующие требования к квалификации:
- высшее образование. Желаемая специализация – менеджмент, экономика, маркетинг, социология;
- опыт работы в руководящей должности не менее трех лет. Желательно наличие опыта работы менеджером по продажам от трех лет;
- грамотная, чистая, богатая речь. Умение оперировать специфическими терминами;
- широкий кругозор. Владение знаниями из области рыночной экономики, менеджмента, маркетинга, предпринимательства, администрирования, мотивации персонала, налогообложения, делопроизводства;
- знание скриптов, этапов воронки продаж, психологии потребителя. Информированность о порядке ценообразования, коммерческом и гражданском праве;
- осведомленность о методах проведения рекламных кампаний, конъюнктуре рынка;
- навыки перспективного и тактического планирования;
- умение составлять и заключать контракты, договоры;
- опытный пользователь ПК. Знание нормативно-правовых документов страны, в которой осуществляет деятельность организация. Владение основами психологии, корпоративной этики, коучинга. Нередко заместитель начальника ОП выполняет роль наставника для новых сотрудников подразделения. Это определяет требование к наличию у сотрудника умения обучать других, готовности передавать опыт;
- ораторское искусство. Умение устанавливать продуктивные коммуникации с коллегами, подчиненными, клиентами, компаньонами. Способность влиять на других людей, используя вербальные и невербальные инструменты.
В таком специалисте должны быть гармонично переплетены управленческие и исполнительские качества. Только при соблюдении такого условия возможна его профессиональная самореализация, обеспечивающая процветание компании.
Заместитель руководителя отдела продаж: ключевые роли сотрудника
Многоплановая должность подразумевает эффективное выполнение человеком на ней следующих ролевых моделей в организации:
- Лидер. Представитель руководителя ОП для других сотрудников подразделения – мотиватор, идейный вдохновитель, контролер. Он регулирует работу всего отдела либо отдельных его направлений. Именно через такого сотрудника реализуются коммуникации с вышестоящим руководством. Заместитель начальника отдела продаж – репрезентативное лицо исполнительского персонала отдела.
- Продавец. Даже заняв руководящую должность, заместитель начальника ОП продолжает осуществлять деятельность по сбыту продукции. Он не совершает холодных звонков, но взаимодействует с административным персоналом других предприятий, презентуя коммерческие предложения и заключая сделки.
- Наставник. Заместителю делегируются функции по обучению, мотивации, контролю за работой персонала. Сотрудник на такой должности помогает персоналу отдела продаж реализоваться в профессии, преодолевать трудности.
Исполняя должностные обязанности, заместителю руководителя отдела продаж важно не перенять на себя роль рядового исполнителя. Столь опытный сотрудник, наделенный определенными полномочиями, с легкостью будет взаимодействовать с клиентами и заключать сделки. Это демотивирует подчиненных. При таком подходе результаты деятельности всего отдела – заслуга одного сотрудника.
Не лучше будет обстоять ситуация, если заместитель займет роль надсмотрщика, требующего от персонала невозможного. Такие управленцы не способны дать работнику совет, помочь разрешить сложную ситуацию. Они сохраняют свой авторитет в глазах исполнительского персонала только за счет возможности применения системы поощрений и наказаний.
Заместитель руководителя отдела продаж, занимающий свое место, выполняет роль наставника. Он – посредник между административным и исполнительским персоналом. Такой сотрудник легко выполнит работу любого подчиненного на больничном, но без острой необходимости он не вмешивается в процесс.
Основные задачи заместителя руководителя отдела продаж
Заместителя и руководителя отдела продаж объединяет общая профессиональная цель – координация работы подразделения для выполнения плана продаж. Для ее реализации выполняются следующие задачи:
- Организация работы отдела. Выполнение такой задачи подразумевает отбор и назначение сотрудников подразделения, их введение в должность. Заместитель передает в работу текущие задачи подчиненным. Он контролирует и оценивает результаты их выполнения. Сотрудник участвует в разработке должностных инструкций менеджеров ОП. Он создает единые формы отчетов, внедряет нормативные документы.
- Планирование. В полномочиях заместителя начальника отдела продаж – планирование распорядка дня сотрудников отдела, распределение приоритетов выполнения рабочих задач. Он участвует в разработке планов продаж на разные отрезки времени.
- Мотивация. Заместитель предлагает начальнику ОП кандидатов из сотрудников подразделения на премирование, направление на обучение и применение других методов материальной и нематериальной мотивации. Владея большей информацией о продуктивности сотрудников отдела, он же выносит на рассмотрение вопросы о целесообразности применения дисциплинарных взысканий.
- Обучение. Заместитель начальника ОП – коуч для рядового персонала. Он обучает и участвует в адаптации вновь принятых сотрудников, делится опытом. Он участвует в разработке дидактического материала для работников отдела.
- Декомпозиция. Заместитель руководителя отдела продаж ежедневно оценивает результаты работы подразделения. Он структурирует деятельность, перенося или перераспределяя текущие задачи и снимая неактуальные установки. Административное лицо регулярно формирует отчеты о проделанной работе для передачи непосредственному руководителю.
- Контроль. При наличии заместителя начальник подразделения не тратит время на контроль за выполнением поставленных задач перед подчиненными. Такая обязанность совместно с оценкой результатов работ осуществляется заместителем. Он же готовит отчеты о показателях деятельности подразделения за разные периоды на стол начальнику. Последний, используя их, отчитывается перед руководителем организации.
Заместитель руководителя отдела продаж: права и ответственность работника
Эффективное выполнение обязанностей человека на такой должности подразумевает наличие у него достаточных полномочий. В числе ключевых прав заместителя начальника ОП:
- участие в рекрутинге менеджеров по продажам, принятие решения о найме кандидатов в штат;
- разработка инновационных решений, совершенствующих работу подразделения;
- доступ к конфиденциальной информации;
- участие в бюджетировании;
- отбор и выдвижение кандидатур из сотрудников отдела на награждение, повышение в должности;
- разработка поручений для персонала отдела продаж;
- запрос отчетов и аналитических справок от сотрудников других подразделений, если такая информация необходима для продуктивной работы отдела продаж.
Заместитель начальника ОП не имеет права разглашать конфиденциальную информацию, нерационально распределять средства из бюджета. Такой сотрудник действует строго в интересах организации, в которой он трудится. При нарушении таких условий работник может быть уволен по соответствующей статье, привлечен к административной, уголовной ответственности.
Наем заместителя руководителя отдела продаж: поиск талантливого сотрудника
Рекрутинг соискателя на руководящую должность – сложный процесс, который требует временных и финансовых вложений. Учтя следующие рекомендации, вы найдете талантливого сотрудника, который обладает необходимыми компетенциями:
- используйте все популярные каналы поиска сотрудников. В их числе – сайты вакансий, объявления в печатных изданиях и СМИ, общественных местах. Учитывайте все тонкости в разработке профиля кандидата на должность. Среди них – образование, необходимый опыт работы, личностные и профессиональные качества;
- рассматривайте кандидатов с опытом работы в руководящей либо экспертной должности в сфере продаж. Возможно, идеальный сотрудник для вашей организации найдется среди бывших предпринимателей, руководителей отдела маркетинга, закупок;
- ищите специалиста в тематических сообществах социальных сетей, на форумах, выставках. Возможно, заинтересовавшие вас кандидаты не находятся в активном поиске работы, но вы можете им сделать привлекательное предложение. Сообщайте партнерам и друзьям об открытой вакансии на вашем предприятии. Желаете получить в свою команду эксперта из конкурентного предприятия? Хэдхантинг – хоть и сомнительный, но эффективный инструмент. Главное, предложите специалисту внушительный гонорар и привлекательные условия работы;
- не делегируйте процесс отбора заместителя начальнику ОП. Примите участие в рекрутинге. Изучайте резюме, участвуйте в собеседованиях с самыми интересными соискателями;
- не пренебрегайте испытательным сроком. Каким бы талантливым ни был специалист в описании резюме, его продуктивность может быть оценена только на практике. Оптимальный испытательный срок для сотрудника на руководящей должности – шесть месяцев. Если он никак себя не зарекомендовал, управленец легко распрощается с работником, избежав возможных судебных прений.
Мотивация и карьерный рост заместителя руководителя отдела продаж
Наличие штатной единицы заместителя руководителя отдела продаж – прерогатива больших корпораций. В малых компаниях функциональные обязанности такой должности сконцентрированы в руках начальника отдела либо самого управленца. Заработная плата такого сотрудника складывается из оклада и премии. Размер последней зависит от выполненного плана продаж. В провинциях нижний предел заработка такого сотрудника – 60 тысяч рублей. В столице заместитель руководителя ОП получает от 100 тысяч рублей.
Такую должность обычно занимают амбициозные, интеллектуальные и креативные личности. Применение к ним методов нематериальной мотивации обеспечивает рост лояльности к компании и развитие профессиональных качеств. Лучшие методы нематериальной мотивации для такого работника – периодическое направление на обучение, тренинги, конференции, делегирование полномочий, участие в наставничестве. Задачей-вызовом для заместителя руководителя отдела продаж станет поручение подготовки личного проекта.
Заместитель начальника ОП всегда включается в резерв на вышестоящую клетку. Должность подразумевает широкие перспективы для карьерного роста. Работник, занимающий ее, рассматривается не только в качестве кандидата на должность начальника отдела продаж. Имея соответствующий опыт и высокие компетенции, в будущем его кандидатура может претендовать на должность руководителя отделов маркетинга, развития.
На вашем предприятии планируется расширение отдела продаж? Это свидетельствует о том, что бизнес процветает, а продукция пользуется спросом у покупателей. Приведенная информация о должностной инструкции заместителя руководителя отдела продаж будет полезна в разработке новых документов, регламентирующих деятельность такого подразделения.
Актуально на: 13 ноября 2017 г.
0
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Должностные обязанности заместителя начальника отдела
Конечно, круг должностных обязанностей заместителя начальника отдела будет зависеть от вида такого отдела и целей его функционирования. В качестве примера приведем образец должностной инструкции заместителя начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам.
Скачать бланк должностной инструкции заместителя начальника отдела МТС по производственным вопросам можно
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
.