Мероприятия как организовать руководство

Корпоративы помогают сотрудникам отдохнуть, сплотиться и познакомиться поближе. Но чтобы праздник оставил приятные впечатления, нужно ответственно подойти к подготовке. Обычно организация корпоратива — целый квест: надо выбрать формат, найти площадку, подготовить праздничную программу.

Если нет времени и возможности самим подготовить праздник, можно обратиться к сторонним подрядчикам, например ивент-агентствам или тематическим компаниям.

Ивент-агентства. Это компании, которые проводят мероприятия под ключ: находят ведущего, площадку, придумывают программу вечера. Заказчику нужно только поделиться пожеланиями к программе праздника, уточнить количество человек и обозначить бюджет.

Тематические компании. Если не хотите сами думать над программой корпоратива, можно обратиться в тематические компании, например к организаторам интеллектуальных игр. Они проводят командные викторины вроде «Квиз, плиз!» или «Мозгобойни», где команды в течение нескольких раундов отвечают на вопросы и соревнуются, кто ответит правильно и наберет больше всех баллов.

Организаторы таких викторин часто предлагают владельцам бизнеса провести игру в формате корпоратива. За фиксированную цену они позаботятся о помещении, ведущем и программе. Например, в «Квиз, плиз!» корпоратив для команды на 20—50 человек стоит от 35 000 ₽. Еду, напитки и аренду помещения нужно оплачивать отдельно.

Как выбрать организатора. Вот несколько советов, на что обратить внимание при выборе агентства или тематической компании:

У подготовки мероприятия специализированным подрядчиком есть плюсы и минусы. Собрали их в таблицу.

Если не хотите делегировать организацию мероприятия специализированным компаниям, можно взять это на себя. Составили пошаговый план, как подготовить офлайн-корпоратив.

Разберем каждый шаг подробно.

При выборе цели можно ориентироваться на бизнес-планы компании. Разберем на примере бизнеса нашего эксперта.

Когда определитесь с целью, нужно узнать интересы коллектива. В дальнейшем это поможет выбрать формат мероприятия.

Чтобы точнее попасть в формат мероприятия, организатору нужно узнать интересы и увлечения коллектива и учесть особенности команды.

Интересы сотрудников. Придумать удачную идею для мероприятия помогут предпочтения сотрудников. В небольших командах, например из 10—15 человек, руководитель или сотрудник-организатор хорошо знаком с коллективом. Например, он понимает, что вечеринка в модном молодежном баре не понравится коллегам, а вот спокойную вылазку на природу с шашлыками большинство оценит позитивно.

В крупных компаниях узнать интересы сотрудников сложнее: если подразделений много, люди часто незнакомы между собой. В этом случае можно обратиться за помощью к руководителям отделов — они расскажут о предпочтениях сотрудников.

В новых компаниях, где команда только сформировалась, скорее всего, будет сложно уловить настроение сотрудников и узнать их интересы. Но вариант все же есть — о нем расскажем в следующем разделе.

Особенности коллектива. Например, если вся команда работает удаленно, можно предложить им онлайн-корпоратив. Если у большей части сотрудников есть дети, можно предложить им совместное мероприятие, где задействуют родителей с детьми.

Теперь можно выбрать формат мероприятия. При выборе советуем отталкиваться от цели и опираться на настроение в коллективе.

Отталкиваться от цели. Например, если цель — познакомиться между отделами, в программу праздника можно добавить игры на знакомство или состязания, где команды будут состоять из сотрудников разных отделов. Для подобных интерактивов лучше всего подойдут, например, командные соревнования, банкет с ведущим в ресторане или пикник на открытой площадке за городом.

Собрали в таблице идеи для корпоративов под разные цели.

Опираться на настроение в коллективе. Например, коллектив молодой и любит вечеринки, а цель корпоратива — просто отдохнуть. Тогда можно устроить мероприятие в модном заведении с танцами и веселыми конкурсами.

Если идей для формата мероприятия нет, можно спросить у коллег. Например, провести анонимный опрос и попросить поделиться идеями для корпоратива. Это поможет сделать общий срез и выбрать формат, который понравится большинству.

Если и после анкетирования не получилось найти точки соприкосновения и определиться с форматом, эксперт советует остановиться на классическом варианте для вечеринки. Например, летом организовать корпоратив на свежем воздухе в формате пикника за городом, зимой — банкет в ресторане.

Такой способ подойдет и для нового коллектива, где коллеги пока не знают интересов и предпочтений друг друга.

Обычно корпоративы — добровольное мероприятие, их сотрудники посещают по собственному желанию. Поэтому часто случается, что часть людей не захотят прийти. Если планируете привлечь на праздник как можно больше сотрудников, эксперт советует придумывать различную мотивацию. Например, проводить розыгрыши с подарками на мероприятии и заранее о них сообщать.

Перед тем как закупать продукты или заказывать меню в заведении, уточните предпочтения коллег в еде. Среди сотрудников могут быть аллергики или люди с особым типом питания, например вегетарианцы. Тогда стоит подумать над индивидуальными блюдами, чтобы коллеги не остались голодными во время праздника.

Узнайте, какой алкоголь пьют коллеги. Например, могут быть те, кто предпочитает только крепкую выпивку, и те, кто пьет только легкие алкогольные напитки или не пьет алкоголь вообще.

Чтобы было проще собирать предпочтения, можно также сделать анонимную анкету, например в гугл-форме.

Не получится назвать универсальную стоимость корпоратива. Бюджет праздника зависит от нескольких факторов: региона, формата и количества людей. В регионах эксперт рекомендует закладывать не менее 5000 ₽ на человека. В столице бюджет может быть выше — до 10 000 ₽.

Можно самому посчитать, во сколько примерно обойдется праздник. Основные статьи расходов — на помещение, еду и напитки. Но могут быть и дополнительные, например на услуги диджея, фотографа, оформление зала, подарки коллегам.

В таблице рассчитали примерную стоимость корпоратива, если проводить его в столице и в регионе для компании из 50 человек. Взяли классический формат мероприятия — банкет в ресторане с ведущим.

Праздник может пойти не по плану, поэтому нужно заранее предусмотреть возможные риски и подготовиться к ним. Испортить впечатление может что угодно, но, по опыту экспертов нашей статьи, чаще всего организаторы сталкиваются:

Плохая погода. Если планируете проводить корпоратив на свежем воздухе, дождь может испортить ваши планы. Чтобы такого не случилось, советуем сразу найти площадку с шатром, где есть выход на природу или террасу. Под шатер можно переместиться, если начнется дождь.

Если в канун мероприятия синоптики обещают слабый дождь, а вы уже арендовали площадку без крытого помещения, можно закупить дождевики. Они помогут не промокнуть и переждать осадки.

Если прогноз обещает грозу, лучше перенести мероприятие или сменить формат с пикника на природе, например, на вечеринку в ресторане.

Нехватка мест. Напишите сотрудникам дедлайн, когда им нужно определиться, пойдут они на корпоратив или нет. Нужно знать конкретное количество человек до того, как будете бронировать площадку. Это поможет понять, сколько мест арендовать и какое количество блюд заказывать для банкета.

Можно заранее договориться с рестораном или площадкой и уточнить, можно ли будет дозаказать блюда и поставить больше стульев на случай, если кто-то из сотрудников все же решится посетить праздник за несколько дней до события.

Отсутствие аптечки. Возьмите с собой аптечку, чтобы оказать первую помощь. Например, если кому-то станет плохо. В аптечку нужно положить бинты, дезинфицирующие растворы, обезболивающее, таблетки от аллергии и «Полисорб».

План организации почти не отличается от офлайна, но некоторые нюансы все же есть. Например, в интернете тяжелее удерживать внимание сотрудников, а для мероприятия нужно придумать интересные интерактивы, чтобы никто не заскучал.

Составили краткий пошаговый план, который поможет подготовить онлайн-корпоратив:

Расскажем подробнее про каждый шаг.

Придумать программу. Обычно онлайн-вечеринки состоят из двух частей:

На каждом корпоративе ключевая часть — неформальная. Задача организаторов — сделать ее интересной, чтобы никто не заскучал. Для этого нужно заранее подумать над играми и интерактивами. Можно собрать команду из сотрудников-энтузиастов и провести с ними мозговой штурм.

Когда будете разрабатывать программу, не забывайте про тайминг. На онлайн-корпоратив стоит закладывать не больше 1—1,5 часа. Этого времени хватит, чтобы успеть поздравить сотрудников и повеселиться. Долгие созвоны могут утомить коллег, от чего они станут менее вовлеченными.

Подумать над мотивацией. Чтобы больше людей подключились к звонку, нужно подумать над мотивацией. Как и на офлайн-корпоративе, привлекать сотрудников можно подарками. Советуем заранее анонсировать, что на корпоративе будут интерактивы и за участие в них можно получить призы.

Поскольку мероприятие удаленное, подарки лучше сделать цифровыми. Например, можно дарить участникам конкурса подписки на различные сервисы, сертификаты в интернет-магазины и маркетплейсы.

Рассказать сотрудникам о предстоящем празднике. Заранее оповестите сотрудников, что планируете провести мероприятие, например за две недели до праздника. О предстоящем событии можно написать сообщение в общий чат или разослать письма на почту, чтобы все коллеги успели заранее освободить вечер.

Что написать в письме:

🎁 Бонус: идеи для удаленного корпоратива. Чтобы вам было проще составлять программу вечера, собрали идеи для удаленной вечерники.

Когда мероприятие закончится, обязательно соберите обратную связь, даже если встречались в онлайне. Это поможет в будущем учесть недочеты и лучше подготовиться к корпоративу. Опросить сотрудников можно с помощью анкеты. Но принимать каждое мнение всерьез не стоит. Берите на вооружение только конструктивную критику. Например, кто-то из сотрудников может пожаловаться, что на банкете не было вегетарианского меню, поэтому он весь вечер перекусывал только фруктовыми закусками. Это важное замечание, организатор не доглядел, поэтому нужно учесть этот пункт в следующий раз.

А вот если кто-то напишет, что диджей не включил его любимую песню, — это уже похоже на придирку. Такой комментарий можно пропустить: всем участникам корпоратива угодить не получится.

Обязательно делайте анкету анонимной, чтобы больше людей без переживаний могли выразить свое мнение. Собрать опросник можно с помощью гугл-формы.

Итак, вы захотели организовать внутреннее мероприятие в своей компании. Давайте разберем, на какие этапы делится организация и как сделать так, чтобы было интересно большему количеству участников.

Сначала рассмотрим проблемы, возникающие на разных этапах организации мероприятия:

Это руководство послужит опорой в решении этих проблем.

По каждому элементу мы расписываем три составляющие:

Блоки по организации:

Все эти блоки создадут обширный список задач для проведения вашего мероприятия.

Поделите мероприятие на территориальные зоны и распишите каждую по алгоритму:

И еще несколько лайфхаков:

2. Далее, начинаем прописывать и выполнять список задач

В вашей таблице задач определите, что необходимо заказывать заранее, чтобы точно это успело приехать к вашему мероприятию. Обычно готовность до мероприятия по срокам должна быть такая:

В срок решенные задачи минимизируют риски проблем, описанных в начале этой статьи:

3. Решение основных проблем мероприятия.
(Основано на реальных событиях):

Наверно это не все, но уверен, что это руководство поможет вам организовать свое отличное мероприятие для сотрудников! Жду вашего опыта в организации, чтобы обязательно включить их в статью!

Чек-лист для инициаторов очных мероприятий представлен по ссылке.

Содержание

Инструкция для тех, кто собирается провести конференцию впервые: как определить стоимость билета, спрогнозировать доходимость и другие тонкости.

Коротко об эксперте

Михаил Старостин: основатель digital-агентства 1studio, эксперт в области стратегического онлайн-маркетинга, аналитики и увеличения продаж через интернет. Профессиональный спикер, основатель и ведущий онлайн-видео-подкаста для предпринимателей «Дуэт-Эксперт», тренер и спикер на проектах «Бизнес Фокус», «Лайк», «Сколково» и «Мой Бизнес».

Я автор более чем 20 семинаров, посвященных вопросам управления, бизнес-процессам, интернет-маркетингу и продвижению. Провел больше 300 обучающих семинаров для владельцев и топ-менеджеров, организовал и провел более 20 конференций различного формата.

В этой статье расскажу, как самостоятельно организовать конференцию, поделюсь чек-листом и подробным планом, что нужно делать на каждом этапе.

Конференции офлайн все еще актуальны

Бизнес-конференции пользуются большим успехом: только в Санкт-Петербурге за неделю проходит порядка 10–15 мероприятий. Каждое из них собирает от 20 до 150 человек. На мой взгляд, тренд на конференции сохранится еще долго и будет набирать обороты.

Многие сейчас работают онлайн, ведут бизнес не выходя из дома. Людям не хватает живого общения — не через Zoom или по переписке, а глаза в глаза. 

Я провожу конференции 3 раза в месяц: две небольших и одну масштабную. Также организовываем выездные нетворкинги — 3 дня и 2 ночи в огромном загородном коттедже. Их мы привязываем к праздникам: Новый год, 23 февраля, 9 мая. Это связано с тем, что многие хотят выехать из города на длительные каникулы, но не знают, куда или не желают заморачиваться с активностями. А мы организуем все под ключ: проживание, питание и времяпрепровождение. Чаще всего участники приезжают целыми семьями, поэтому нанимаем няню для детей, чтобы родители на 2 дня могли погрузиться в обучение и общение.

Бизнес-мероприятия в офлайне:

• для организаторов — это хорошая возможность увеличить как личную узнаваемость, так и узнаваемость компании, привлечь клиентов и сделать аудиторию бренда лояльнее; 
• для участников — возможность познакомиться с единомышленниками, найти клиентов и партнеров. 

Как организовать бизнес-конференцию

Выбираем тему

Определиться с темой — это самое главное. Здесь два варианта. Если вы уже проводили конференции и имеете свою аудиторию, запустите опрос и узнайте у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить. 

Если для вас это первый опыт, изучите информационные поводы и тренды. Например, когда заблокировали Instagram* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской в РФ), всем был интересен маркетинг и альтернативные каналы продвижения. 

Найти успешные темы, связанные с продвижением своих товаров и услуг, для большинства предпринимателей — это боль, поскольку 90% собственников бизнеса начинают, когда у них один сотрудник. И этот сотрудник — они сами. К примеру, предприниматель сам делает игрушки и знает все об их производстве. Но как продавать, и как искать покупателей, — не знает. 

По моему опыту, наименее успешны были очень узкие темы. Тяжело собиралась конференция с заявленной темой «SEO: как продвинуть сайт в топ». У «ремесленников» (тех, кто только начинает и делает все сам) еще нет сайта, а если и есть, то одностраничный, не пригодный для продвижения, а у кого есть сайт, те уже научились делегировать.

Тема для конференции должна отвечать таким критериям:

• Она актуальная и затрагивает интересы разных участников рынка.
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании или у конкурентов.
• Вы нашли или можете найти экспертов, готовых выступить на конференции по выбранной теме.
• У вас есть база контактов целевой аудитории, которой будет интересна тема, или понимание, где искать эту аудиторию.
• Среди мероприятий подобной тематики нет сильной конкуренции.
• Сейчас подходящее время для обсуждения выбранной темы.

Выбираем дату и время

Что учесть:

• Для кого вы планируете конференцию. Если аудитория находится в одном городе, подойдет любой будний день. Если вы хотите пригласить иногородних участников, назначьте мероприятие на выходной. Начало — не ранее 11:00. Так у людей будет время добраться до вас. Мы начинаем в 11:00, и то участники всегда опаздывают.
• Когда другие компании в вашей отрасли проводят мероприятия. Постарайтесь максимально отдалить вашу конференцию от конференций других организаторов, особенно если вы обсуждаете смежные темы.

Составляем диаграмму Ганта

Определившись с датой, составьте диаграмму Ганта, которая отражает все задачи и сроки. Обычно она состоит из временной шкалы и списка задач. В ней также отмечают даты начала и завершения работ, контрольные точки, имена ответственных за задания. Видно, когда следует начать задачу, чтобы успеть в срок, на какие работы потребуется больше ресурсов и времени, а на какие — меньше.

Приглашаем спикеров

Кого можно пригласить:

• Спикера, который заплатит за участие. Стоимость зависит от количества участников конференции. Средняя цена рассчитывается по формуле: 500 рублей × количество участников. 
• Спикера, который не будет платить, но приведет аудиторию. Договоритесь, сколько человек он должен привлечь на конференцию, например 10 или 20.
• Хедлайнера — популярного спикера, которому вы сами заплатите за выступление. Его известное имя поможет привлечь аудиторию.

Спикеров находим в чатах и соцсетях. Стоит посетить мероприятия конкурентов и посмотреть, кто выступает у них. 

Составьте список экспертов в теме мероприятия и разошлите им приглашения. Обсудите условия с теми, кто откликнется: что спикеры хотят за свое выступление, чего вы ожидаете от них.

Что еще обсудить:

• Темы. Попросите экспертов сделать акцент на личные наблюдения и кейсы, а теорию свести к минимуму.
• Сроки подготовки презентации. Пусть спикеры с этим не затягивают, чтобы вы успели убедиться, что доклады разных экспертов не пересекаются. 
• Время на выступление. Спикеры должны понимать, сколько времени у них на доклад и на вопросы слушателей. 
• Нужна ли помощь. Узнайте, какое оборудование понадобится. Если спикеры иногородние, нужно ли их встречать по приезде в ваш город, предложите помощь с бронированием билетов и подбором гостиницы.

Разрабатываем программу

После согласования спикеров составьте план конференции. Определите, в какой последовательности будут выступать спикеры. Если их много, доклады группируют по секциям и проводят мероприятие в нескольких залах, чтобы эксперты могли выступать одновременно.

Доклады хедлайнеров привлекут максимум внимания, поэтому их поставьте в общий зал и не назначайте на это время другие выступления.

Что еще учесть:

• Выделите достаточно времени на открытие мероприятия: пока вы произносите приветственную речь, опаздывающие гости успеют занять места. Сдвигать тайминг конференции можно не более, чем на 10 минут. Некоторые люди приедут только на выступления отдельных спикеров, и если вы сильно измените время начала их докладов, будет неприятно.
• Заложите время на перерыв — примерно 10–15 минут между спикерами. 
• Во время мероприятия следите за таймингом. Спикеров сложно остановить, когда они на сцене, поэтому рекомендую установить экран с таймером, чтобы выступающим его было видно. Более бюджетный вариант — сделать табличку с крупной надписью «5 минут» и показывать ее спикеру за 5 минут до окончания его времени. Так он сможет логично закончить свою речь. На другой стороне таблички напечатайте «Время вышло» — это сигнал для спикера, что пора прощаться. 
• Заложите время на обед: гости смогут пообщаться и перекусить. Продумайте, чем и где будете угощать посетителей. 
• Не затягивайте мероприятие, иначе люди устанут. Оптимальная длительность конференции — 5–6 часов с учетом перерывов и обеда.

Находим площадку

Хорошие площадки разбирают быстро, а хорошие и бюджетные — еще быстрее. Небольшие конференции рекомендую проводить в ресторанах: так вы сможете продолжать обсуждение без перерыва на обед. Кроме того, рестораны часто выплачивают комиссионные в размере 10% от чека.

При выборе площадки ориентируйтесь на оборудование, количество и качество посадочных мест. Базовый набор оборудования для конференции — проектор, микрофон и колонки, флипчарт и маркеры. Посадочные места должны быть комфортными — сложно воспринимать информацию, сидя на неудобных стульях. 

Критерии удачного места:

• достаточно просторный зал для запланированного количества гостей;
• наличие необходимого технического оснащения;
• наличие обеденного зала или близость недорогого кафе, столовой;
• удобное местоположение в городе;
• просторная парковка;
• близость метро;
• магазины и аптеки в шаговой доступности.

Привлекаем партнеров

Партнеры помогут вам с решением сразу двух вопросов: подарки для участников и сами участники. Самостоятельно собрать конференцию на 50 и более человек бывает сложно. Для этого обращаются к партнерам. 

Чтобы найти их, составьте таблицу, в которой укажите, кто и чем может быть полезен. Разошлите приглашения в чаты лидеров бизнес-сообществ и в чаты нетворкингов. Там собирается бизнес-аудитория, открытая к предложениям. Обычно партнеры работают за комиссионные. 

Еще их привлекают по бартеру. Компания-партнер получает несколько бесплатных пригласительных билетов на конференцию. Ее логотип размещают на прессволле и раздаточных материалах. Название компании упоминают в рекламе, приветственных словах организатора, публикациях. А партнер помогает в организации: участвует в запуске рекламы, печатает брошюры и листовки, предоставляет услугу кейтеринга. Удобно, когда у компании-партнера можно арендовать зал или оборудование.

Определяем стоимость билетов

Чтобы рассчитать стоимость билета, проведите анализ конкурентов и посмотрите, кто какие условия и за какую стоимость предлагает. Не забывайте про себестоимость: учитывайте, во сколько вам обойдется организация мероприятия. 

В себестоимость включают все расходы:

• аренду помещения; 
• услуги персонала (фотограф, администратор);
• оформление фотозоны;
• воду для участников;
• графические материалы;
• аренду оборудования;
• работу спикеров. 

В общие затраты закладывают непредвиденные расходы — 7–10% от себестоимости конференции. 

Организация мероприятия на 80–120 человек стоит около 180 000 рублей. Если количество гостей не превышает 50 человек, расходы составят намного меньше. Большая часть затрат приходится на аренду помещения. 

Ваша цена лежит на пересечении себестоимости мероприятия и цен конкурентов.

Продвигаем конференцию и собираем участников

Есть три группы способов собрать аудиторию: 

Бесплатные: публикация анонсов в соцсетях, чатах для мероприятий и на Timepad.ru. 

Условно бесплатные: с помощью партнеров, которым платят комиссию. 

Платные: таргет, реклама в сообществах и чатах. Также неплохо работает рассылка в Telegram. Чтобы собрать аудиторию, которая подходит именно вам, нужно хорошо знать ЦА, что она читает и где бывает. 

Например, это хорошо удалось реализовать банку Тинькофф, когда он проводил большую конференцию по Wildberries. Представители банка собирали аудиторию с помощью отзывов: покупали товар и писали отзывы с приглашением на конференцию. Хороший ход, учитывая, что отзывы о товарах, — первое, на что смотрят поставщики. 

В продвижении конференции нам помогают партнеры, таргетированная реклама и сами участники. Мы разработали несколько цен. Цена с репостом анонса или афиши меньше. Так мы увеличиваем охваты под публикацией и получаем порядка 30 заявок с репостов. Сделайте ваших клиентов партнерами. 

Хорошо себя показала и массовая рассылка в WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), но здесь важно выбрать грамотного исполнителя, который сделает рассылки по целевой базе. 

Используйте все возможные каналы для привлечения гостей: разные виды рекламы, рассылки, размещение объявлений в офисах компаний-партнеров. Что еще можно сделать:

• Промосайт конференции. Соберите на нем полезную для гостей информацию: дату, время начала, место, как добраться, сколько стоят билеты, всю программу, тайминг. 
• Видеообращения с приглашением на конференцию. Попросите спикеров записать ролики, затем выложите их в соцсетях, на лендинге мероприятия.
• Рассказ о мероприятии в соцсетях и СМИ. Опубликуйте рекламные статьи в профильных журналах, онлайн-изданиях, тематических блогах. В соцсетях рассказывайте, как готовитесь к конференции, какие спикеры будут выступать. Подогревайте интерес целевой аудитории подробностями о мероприятии. Подготовьтесь к приему платежей в соцсетях и на сайте.

Как спрогнозировать доходимость людей до конференции

По моему опыту, если оплачены все запланированные билеты, то доходимость достигает 90%. Если часть билетов остались в корзине нераспроданными, значит, из них придет около 30% гостей.

Покажу на примере. Допустим, запланировали продать 100 билетов, были оплачены 60. Из этих 60 человек дойдут 54. Другие 40 положили в корзину или оставили заявку, из них дойдет 30%, то есть 12 человек.

Подготавливаем оборудование

О нем стоит позаботиться еще на этапе поиска помещения. Уточните, есть ли на площадке проектор или хотя бы телевизор с широким экраном. Проверьте, есть ли колонки и микрофон, флипчарт с маркерами. 

Если все на площадке имеется — отлично. Если нет, позаботьтесь об этом заранее. Например, флипчарт можно взять напрокат на Авито. 

Вам также могут понадобиться микрофоны-петлички для спикеров, радиомикрофоны для гостей, ноутбук, видеокамера, оборудование для видео-конференц-связи.

Выделите зону, где можно будет зарядить телефоны и планшеты, и приготовьте несколько зарядных устройств разных типов.

Назначьте ответственного за аппаратуру. Часто на площадках работает штатный технический специалист. Если его нет, договоритесь с кем-то из вашей компании или наймите стороннего специалиста. Заранее встретьтесь с ним на месте проведения конференции, проверьте оборудование, обсудите технические вопросы: когда что включать и выключать.

Заботимся о комфорте участников на площадке

Предусмотрите мелочи, которые важны для участников конференции. Арендуя лофт или зал, проверьте наличие воды. Если она не предусмотрена на площадке, купите ее из расчета 1 литр на человека. Вода должна быть всегда доступна. 

Сделайте план площадки для участников, если у вас большой зал. Можно раздать листовки с планом помещения участникам или повесить план на видном месте. Также на видном месте должно находиться расписание на день.

Из чего еще создается комфорт на площадке:

• Яркое освещение, приближенное к дневному. 
• Комфортная температура воздуха. Если в помещении прохладно, предупредите посетителей, чтобы оделись теплее.
• Достаточно стульев. Заранее соотнесите планируемое количество посетителей с числом сидячих мест в зале. На всякий случай сделайте запас стульев. Если несколько спикеров ведут доклады параллельно в разных помещениях и гости распределились между ними неравномерно, тогда оперативно добавляйте стулья.
• Зона для курения. На конференции будут и курящие, и некурящие люди. И тем, и другим должно быть комфортно.
• Напитки и снеки. Гости захотят выпить кофе или чай в перерывах между выступлениями спикеров. Выделите несколько зон с напитками и угощениями, чтобы избежать очередей.
• Кейтеринг, столовая или кафе. И дело не только в еде. Перерыв нужен всегда — людям сложно фокусироваться больше двух часов. А многим гостям конференции тайм-аут потребуется для рабочих целей: позвонить или даже провести встречу с клиентом.

Небольшую конференцию на 30–50 человек лучше провести в ресторане, чтобы участники пообедали на месте. 

• Гардероб. В холодное время года должен работать гардероб с гардеробщицей. Откажитесь от самообслуживания: кто-то обязательно перепутает номерки и потеряет вещи. Это испортит впечатление гостей от конференции.
• Дежурные. Для больших конференций выделите ответственных — как минимум одного человека на зону. Они будут следить за чистотой и порядком в помещении, отвечать на вопросы посетителей, решать возможные проблемы.

Находим и распределяем персонал

Для первой конференции придется искать персонал, а на второе и последующие мероприятия можно уже привлекать сотрудников, с которыми работали. 

Количество персонала на конференции зависит от масштабов мероприятия. Вам точно понадобятся:

• сотрудники на ресепшене; 
• технический специалист;
• помощник, который будет передавать микрофоны;
• координатор за кулисами, чтобы решать вопросы.

В начале конференции, когда гости будут регистрироваться, нужны 2–3 человека на ресепшене. Потом стойку регистрации можно упразднить либо оставить на ней одного человека. 

Можно найти помощников таким образом: выбираем людей, которые подавали заявку, но не оплатили билет, звоним и говорим: «Здравствуйте, вы регистрировались на конференцию?». Они отвечают, что передумали из-за стоимости билета. Мы приглашаем их принять участие в конференции в качестве волонтера. Обычно люди, заинтересованные в мероприятии, с удовольствием соглашаются и помогают.

Разрабатываем фирменный стиль конференции

Фирменный стиль мероприятия должен отражать вас или вашу компанию. Отталкивайтесь от брендбука и используйте фирменные цвета — так вы еще больше «заякорите» аудиторию. Цвет будет ассоциироваться с вами и вашим брендом. Когда люди будут видеть похожие цветовые решения, они будут вспоминать вас.

Соблюдайте баланс: в залах не должно быть слишком много плакатов, афиш и баннеров. Ваша задача — напомнить гостям о себе, не отвлекая их от докладов спикеров.

Заставка на экране в перерывах кажется мелочью, но экраны в зале лучше использовать по полной — не только во время выступлений, но и в перерывах. На них можно разместить партнерские интеграции, QR-коды, расписание на день, анонсы или просто что-то мотивирующее, смешное.

Проводим генеральный прогон

За пару дней до конференции надо «прожить» мероприятие. Представьте конференцию полностью, от и до. Визуализируйте все этапы и подумайте, что может пойти не так. Для каждой потенциальной проблемы придумайте по два варианта решения. Можете даже записать их, чтобы иметь под рукой готовый план действий. 

Звать ли спикеров на прогон? Я считаю, что это не театр, где нужны репетиции и генеральные прогоны. Импровизация — наше все!

Что делать накануне мероприятия

За день до мероприятия

Обзваниваем участников, чтобы напомнить про участие и подсказать, как добраться, что взять. Так мы понимаем, сколько у нас подтвержденных участников, сколько отказов. И получаем время для маневра, чтобы, если необходимо, выложить билеты со скидкой или предложить участникам взять второй билет за скромную плату. Для больших конференций мы привлекаем партнерский колл-центр для обзвона.

Связываемся со спикерами и уточняем, не вносили ли они изменения в презентации. Если да — обновляем. Презентации лучше сохранить и на флешке, и в облаке.

В день мероприятия

На площадку приезжайте за 1,5–2 часа, чтобы проверить технику, оформить стойки для регистрации и фотозоны. Если что-то не работает, будет время устранить неполадку или заменить.

Убедитесь, что спикеры готовы к выступлению. Организаторы чаще всего забывают удостовериться, что всем участникам известно, как пройти или проехать на место проведения конференции. 

Как подводить итоги 

Создаем анкету для сбора обратной связи от участников — это поможет увидеть мероприятие глазами аудитории. Делаем финансовый учет, определяем итоговую стоимость мероприятия и выручку, рассчитываем маржу. 

Подводя итоги конференции, мы рассчитываем индекс NPS — индекс потребительской лояльности. Оцениваем результаты таким образом:

• если NPS > 90% — это успех;
• если NPS < 90% — значит, мы должны узнать, что не понравилось участникам, и это нужно учесть при проведении следующей конференции;
• если NPS < 50% — нужно делать ребрендинг конференции.

Чек-лист для успешной конференции 

1. Определить тему, дату и время.
2. Составить диаграмму Ганта со всеми задачами. 
3. Определить бюджет, количество спикеров и участников.
4. Найти спикеров и партнеров. Согласовать формат сотрудничества, темы докладов, райдер спикеров (например: флипчарт, маркеры).
5. Подобрать площадку и согласовать с администрацией техническое обеспечение: экран, проектор, микрофоны. 
6. Нанять фото- и/или видеооператора. Записи докладов могут понадобиться и спикерам, и вам — для организации следующих мероприятий. 
7. Назначить ответственных, обновить должностные инструкции для сотрудников под мероприятие, провести инструктаж.
8. Записать видеоролики: приглашение от организатора и видеоприглашения от спикеров, создать общий пригласительный ролик.
9. Сделать анонсы на каждого спикера и один общий анонс.
10. Внести конференцию в Google-календарь мероприятий и Timepad.
11. Определить каналы сбора аудитории, адаптировать анонсы под каждый канал.
12. Разослать анонсы партнерам, анонсировать конференцию в соцсетях.
13. Поставить задачи на запуск лидогенерации: цепочка писем, платные и бесплатные каталоги, контекст, таргетинг, рассылки по группам в соцсетях, работа с базой (гости с прошлых мероприятий, бывшие и текущие клиенты компании, лиды в работе) и прочее.
14. Настроить оповещения о конференции: в соцсетях, Telegram-каналах, партнерских группах и каналах, рассылках — email, SMS, Viber, WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), Telegram.
15. Обзвонить зарегистрированных участников, чтобы подтвердить участие. Попробовать допродать билеты.
16. Проверить технику, готовность спикеров и сотрудников. Повторно провести инструктаж перед мероприятием.